Zmiany w funkcjonowaniu rad nadzorczych w spółkach akcyjnych w praktyce

Od października 2022 r., rady nadzorcze w spółkach akcyjnych funkcjonują w nowym reżimie prawnym. Spójrzmy, jak to wygląda w praktyce:

1.Obowiązek sporządzania sprawozdania z działalności rady nadzorczej 

Nowym, szczególnym obowiązkiem rad nadzorczych jest obowiązek sporządzenia  sprawozdania ze swojej działalności za ubiegły rok obrotowy. Sprawozdanie to rada nadzorcza składa walnemu zgromadzeniu akcjonariuszy. Dokument taki powinien zawierać:

• ocenę sytuacji spółki, z uwzględnieniem adekwatności i skuteczności stosowanych w spółce systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, zapewniania zgodności działalności z normami lub mającymi zastosowanie praktykami oraz audytu wewnętrznego;
• ocenę realizacji przez zarząd obowiązków informacyjnych wobec rady nadzorczej;
• ocenę sposobu sporządzania lub przekazywania radzie nadzorczej przez zarząd zażądanych informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień;
• informację o łącznym wynagrodzeniu należnym doradcom rady nadzorczej od spółki z tytułu wszystkich badań zleconych przez radę nadzorczą w trakcie roku obrotowego.

2.Udział kluczowego biegłego rewidenta w posiedzeniu rady nadzorczej.

Kolejną nowością jest obowiązek udziału kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej w posiedzeniu rady nadzorczej, którego przedmiotem jest ocena sprawozdania finansowego spółki, sprawozdania zarządu oraz wniosków dotyczących podziału zysku lub pokrycia straty, a także sporządzenie sprawozdania rady nadzorczej. W takim przypadku, rada nadzorcza zawiadamia kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie finansowe o terminie posiedzenia rady nadzorczej z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem.

3.Prawo żądania informacji przez radę nadzorczą

W celu wykonania swoich obowiązków rada nadzorcza może nie tylko badać wszystkie dokumenty spółki, ale także żądać udzielania określonych informacji lub wyjaśnień, sporządzenia sprawozdania. Rada nadzorcza jest również uprawniona do dokonywania rewizji stanu majątku spółki. Rada nadzorcza może żądać dokumentów, informacji, wyjaśnień czy
sprawozdań dotyczących nie tylko samej spółki, ale również spółek zależnych oraz spółek powiązanych. Nowelizacja KSH znacząco poszerzyła krąg podmiotów zobowiązanych do udzielania radzie nadzorczej informacji. Należą do niego: (i) zarząd, (ii) prokurenci, (iii) osoby zatrudnione w spółce na podstawie umowy o pracę, (iv) osoby wykonujące na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze.
Powyższe regulacje mają charakter bezwzględnie obowiązujący. Oznacza to, że nie jest możliwe ograniczenie wskazanych uprawnień rady nadzorczej w statucie.
Niewykonanie powyższych obowiązków w określonym terminie lub przekazanie informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień w sposób niezgodny ze stanem faktycznym, zatajenie danych wpływających w istotny sposób na treść informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień zostało zagrożone karą grzywny lub karą ograniczenia wolności.

4.Nowe obowiązki informacyjne zarządu wobec rady nadzorczej w spółce akcyjnej.

Wprowadzono obowiązek informowania rady nadzorczej przez zarząd, bez dodatkowego wezwania, o określonych sprawach dotyczących spółki, jej spółek zależnych oraz spółek powiązanych. Zarząd jest obowiązany do udzielenia radzie nadzorczej informacji o:
• uchwałach zarządu i ich przedmiocie;
• sytuacji spółki (a także spółek zależnych oraz spółek powiązanych), w tym w zakresie jej majątku, a także istotnych okolicznościach z zakresu prowadzenia spraw spółki, w szczególności w obszarze operacyjnym, inwestycyjnym i kadrowym;
• postępach w realizacji wyznaczonych kierunków rozwoju działalności spółki (a także spółek zależnych oraz spółek powiązanych), przy czym powinien wskazać na odstępstwa od wcześniej wyznaczonych kierunków, podając zarazem uzasadnienie odstępstw;
• transakcjach oraz innych zdarzeniach lub okolicznościach, które istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację majątkową spółki (a także spółek zależnych oraz spółek powiązanych), w tym na jej rentowność lub płynność;
• zmianach uprzednio udzielonych radzie nadzorczej informacji, jeżeli zmiany te istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację spółki (a także spółek zależnych oraz spółek powiązanych).

Informacje dotyczące uchwał zarządu, sytuacji spółki oraz postępach w realizacji rozwoju działalności spółki, zarząd przekazuje na każdym posiedzeniu rady nadzorczej, chyba że rada nadzorcza postanowi inaczej.

5.Zasady zwoływania, odbywania i protokołowania posiedzeń rady nadzorczej.

Posiedzenia rady nadzorczej mają być zwoływane przez zaproszenia, w których oznacza się datę, godzinę i miejsce posiedzenia oraz proponowany porządek obrad, a także sposób wykorzystania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość podczas posiedzenia. Nowelizacja KSH przewiduje, że rada nadzorcza może podejmować uchwały również w sprawach nieobjętych proponowanym porządkiem obrad, jeżeli żaden z członków rady nadzorczej biorących udział w posiedzeniu się temu nie sprzeciwi, chyba że umowa spółki lub statut spółki stanowią inaczej. Należy zwrócić uwagę, że rada nadzorcza może odbywać posiedzenia również bez formalnego zwołania, jeżeli wszyscy członkowie wyrażą na to zgodę oraz nie zgłoszą sprzeciwu dotyczącego wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.
Ustawodawca przesądził również, że głosowania rady nadzorczej są jawne. Umowa spółki, statut lub regulamin rady nadzorczej może zawierać odmienne uregulowanie tych kwestii.

Zapraszamy do kontaktu, wyjaśnimy Państwu wszelkie wątpliwości w obszarze funkcjonowania rad nadzorczych w 2023 r. oraz zapewnimy niezbędne wsparcie.

r.pr. Marta Dębiak-Bartosewicz