Z dniem 01.01.2014 r. weszła w życie ustawa nowelizującą ustawę o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (tekst jednolity z dnia 29 lipca 2011 r. , Dz.U. Nr 177, poz. 1054, z późn., zm., zwaną dalej „Ustawą”), wprowadzająca do Ustawy szereg przepisów dotyczących fakturowania, w tym również nowe regulacje dotyczące faktur elektronicznych.

W pierwszej kolejności należy wskazać, że ustawodawca zdecydował o zdefiniowaniu pojęcia faktury elektronicznej, które dotychczas pozostawało niezdefiniowane (zarówno w przepisach rangi ustawowej, jak również przepisach wykonawczych).

Na podstawie art. 2 pkt. 32) Ustawy przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W odróżnieniu od „zwykłej” faktury, której pojęcie także zostało wprowadzone do Ustawy powyższą nowelizacją (nowy art. 2 pkt. 31 Ustawy) fakturę elektroniczną wyróżnia elektroniczny format. Wprawdzie ustawodawca przyjął, że może to być „dowolny” format elektroniczny”, jednakże ważne jest, aby zastosowany został taki format, który spełnia wymogi w zakresie zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury,o których mowa w art. 106m Ustawy.

Zgodnie z tym przepisem podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W dalszej części przepisu stwierdza się, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, wskazanych powyżej, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

2)elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Od 01.01.2014r. opisane powyżej wymogi w zakresie zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury równym stopniu dotyczą faktur elektronicznych oraz tradycyjnych faktur papierowych.

Kolejnym warunkiem niezbędnym dla posługiwania się fakturami elektronicznymi jest akceptacja odbiorcy faktury, z tym zastrzeżeniem, że w przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane (art.106n Ustawy). W praktyce można zawrzeć z kontrahentem porozumienie w sprawie przesyłania e-faktur lub wprowadzić do stałej umowy o współpracy odpowiedni zapis w tym zakresie.

Należy podkreślić, że faktura elektroniczna to taka faktura, która nie występuje w formie papierowej. Jest to dokument od początku do końca mający tylko postać elektroniczną.Faktura elektroniczna jest wystawiana tylko w formacie elektronicznym (np. formacie pliku pdf) iprzesyłana odbiorcy, względnie udostępniana za pośrednictwem dedykowanych aplikacji on-line tylko drogą elektroniczną i w formie elektronicznej. Oznacza, to  np. że „zeskanowanie” zwykłej – papierowej faktury nie spowoduje nadania jej formy faktury elektronicznej w rozumieniu Ustawy. Co ważne, należy pamiętać, aby fakturę elektroniczną przechowywać w formacie, w którym została wystawiona, a jej ewentualny wydruk będzie miał jedynie charakter pomocniczy.

Źródło:

1. Ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustawz dnia 7 grudnia 2012 r. (Dz.U. z 2013 r. poz. 35, z późn. zm.),

2. A. Bartosiewicz, Komentarz do art. 2 pkt. 32 oraz art. 106a-m ustawy od podatku od towarów i usług, Lex 2013 r.

 

Opracował: Marcin Szkutnik