Umowa wdrożeniowa IT

Umowa wdrożeniowa IT to bardzo ważny dokument. Odpowiednio przygotowany może ułatwić współpracę i ewentualnie dochodzenie praw stron przed sądem.

Z uwagi na bardzo różnorodny charakter procesu wdrażania oprogramowania, umowy tego typu są wymagające w przygotowaniu. Jej zapisy obejmują różne dziedziny prawa, a sam proces, który mają regulować, w każdej sytuacji bywa inny i trudno ująć go w jednym schemacie.

Spis treści

• Co to jest umowa wdrożeniowa? Jaki ma charakter?
• Umowa wdrożeniowa w orzeczeniach Sądu
  • Jak takie umowy są interpretowane w Sądzie?
• Co uwzględnić w zapisach umowy wdrożeniowej?
  • Przedmiot umowy
  • Harmonogram prac
  • Zarządzanie zmianami
  • Procedura odbioru
  • Prawo autorskie i licencje
  • Współdziałanie zamawiającego
  • Wynagrodzenie
• Umowa wdrożeniowa z usługami utrzymania lub rozwoju
• Wzór umowy wdrożeniowej

Co to jest umowa wdrożeniowa? Jaki ma charakter?

Umowa wdrożeniowa ze względu na swój charakter zwykle jest klasyfikowana jako umowa nienazwana. To znaczy, że nie jest wprost unormowana powszechnie wiążącymi przepisami prawa (jak np. umowa sprzedaży, czy najmu). Funkcjonuje na zasadzie swobody umów, a stosunki prawne między stronami są określone w sposób dowolny w granicach ogólnych przepisów prawa (w tym przypadku Kodeksu Prawa Cywilnego oraz Prawa autorskiego i prawach pokrewnych).

Nie ma tu z góry jasno określonych wzorów i zasad, ponieważ każdy proces tworzenia i wdrażania oprogramowania ma dość nieregularny i ma bardzo indywidualny przebieg. Wszelkie zapisy umowne opierają się swobodnym charakterze opracowanych postanowień umownych. W dobie popularności metodyk zwinnych zarządzania projektami (np. Agile) trudno jest opracować jeden pasujący do wszystkich wdrożeń schemat. Należy pamiętać, że mimo obowiązywania zasady swobody umów treść umowy wdrożeniowej nie może być sprzeczna z prawem oraz musi być zgodna z właściwością stosunku, przepisom obowiązujących ustaw oraz zasadom współżycia społecznego.

Umowa wdrożeniowa w orzeczeniach Sądu

Z racji charakteru umowy nienazwanej zapisy umów wdrożeniowych mogą być rożnie interpretowane przez Sąd. W zależności od sformułowania zapisów umowy wdrożeniowej może uznać ją za:

• umowę nienazwaną z elementami umowy o dzieło – w tym przypadku nacisk kładziony jest na zgodność efektu końcowego z warunkami określonymi w Przedmiocie umowy. W przypadku projektów z branży IT jest to o tyle trudne, że na etapie początkowym Przedmiot umowy nie jest dokładnie określony i zwykle zawiera się w bardzo ogólnych założeniach, które są weryfikowane i uszczegóławiane później.
• umowę nienazwaną z elementami umowy o świadczenie usług – w tej wersji zobowiązujemy wykonawcę do starannego działania. Nie ma gwarancji, że przygotowywane oprogramowanie będzie w stu procentach spełniać oczekiwania Zamawiającego. W tym przypadku trudno jest wysuwać roszczenia wobec wykonawcy związane z efektem końcowym pracy Wykonawcy.
• umowę nienazwaną z elementami umowy o dzieło i świadczenie usług.

Jak takie umowy są interpretowane w Sądzie?

Orzecznictwo w sposób zróżnicowany wypowiada się na temat kwalifikacji prawnej i formalnej umów wdrożeniowych. Z uwagi na różne przedmioty umów wdrożeniowych Sądy powszechne wypowiadają się za usługowym charakterem umowy, bądź opartym na podstawie przepisów o dziele:

Przykład 1

Ważnym orzeczeniem z punktu widzenia kwalifikacji umowy wdrożeniowej jako umowy o świadczenie usług jest wyrok Sądu Okręgowego w Łodzie z 4 kwietnia 2016 r., sygn.. akt. XIII Ga 442/16, który dotyczy sporu powstałego między przedsiębiorcami, który opiera się na realizacji zamówienia usługi wdrożeniowej w postaci wykonania instalacji pilotażowej oprogramowania.

W apelacji Sąd Okręgowy wskazał, że umowę wdrożeniową można konstruować w modelu umowy o świadczenie usług. Sąd uznał, że praktycznie każde wdrożenie systemu informatycznego obejmuje daleko idącą konkretyzację przedmiotu umowy dopiero podczas jej realizacji; w wyniku analizy przedwdrożeniowej czy opracowania projektu technicznego. Wyrok bezpośrednio pokazuje, że gdy rezultat umowy wdrożeniowej nie jest określony w chwili jej zawarcia umowa ma charakter umowy o świadczenie usług.

Przykład 2

Inne stanowisko w przedmiocie kwalifikacji umowy wdrożeniowej przyjął Sąd Okręgowy w Bydgoszczy, w wyroku z dnia 25 września 2013 r., sygn. akt. VIII Ga 22/13. Według ustalonego stanu faktycznego powód zawarł z pozwanym dwie umowy: wdrożenia sytemu teinformatycznego oraz umowę świadczenie usług zdalnego serwisu.

Sąd w wyroku zakwalifikował umowę jako umowę o dzieło z elementami umowy o świadczenie usług, z uwagi na konieczność przygotowania i dostarczenia sprawnego systemu teleinformatycznego oraz świadczenia innych dodatkowych czynności związanych z funkcjonowaniem systemu, które stanowiły przejaw świadczenia usług.

Wykonawca był zobowiązany, nie tylko dostarczyć zgodny ze specyfikacją zamówienia system informatyczny, lecz także przeprowadzić konfigurację, uruchomić go, prowadzić czynności konserwacyjne oraz świadczyć wymianę zużytego sprzętu. Dodatkowo do zadań wykonawcy należało prowadzenie szkolenia dla pracowników zamawiającego, co również przesądziło o mieszanym charakterze umowy wdrożeniowej.

Przykład 3

Za przykład charakteru umowy o dzieło może służyć wyrok Sądu Okręgowego w Szczecinie, z dnia 13 sierpnia 2015 r., sygn. akt VIII GC 312/13. Sprawa dotyczyła stworzenia przez wykonawcę i dostarczenia platformy informatycznej służącej do nauki zdalnej, za pośrednictwem internetu.

Sąd uznał, że umowa nie nosi cech umowy o świadczenie usług. Strony oprócz uregulowania elementów bezwzględnie koniecznych dla umowy o dzieło, dodały dodatkowe zastrzeżenia umowne w postaci prawa odstąpienia od umowy i karę umowną w razie niewykonania platformy internetowej.

Uznano, że brak konieczności świadczenia dodatkowych usług wynikających z umowy o dzieło i zastosowanie typowych dla tych umów klauzul dodatkowych, przesądza o tym, że umowę wdrożeniową w takiej postaci możemy uznać za umowę o dzieło.

Co uwzględnić w zapisach umowy wdrożeniowej?

Jak widać, umowy wdrożeniowe wymagają dużej precyzji i jasno określonych zapisów dostosowanych do warunków przeprowadzanego procesu. Na co szczególnie zwrócić uwagę, przy zawieraniu umowy wdrożeniowej?

Przedmiot umowy

W przypadku wdrożeń bardzo trudno jest szczegółowo określić przedmiot umowy. Na etapie wstępnym mamy bardzo niewiele szczegółów. Zwykle rezultatopisywany jest jako stworzenie i instalacja oprogramowania w systemie informatycznym Zamawiającego. To bardzo szerokie określenia, ponieważ dokładne warunki i ustalenia pojawiają się w ciągu całego procesu.

Jeśli przygotowaliśmy analizy przedwdrożeniowe, opis Przedmiotu może być nieco bardziej precyzyjny, jednak samo tworzenie oprogramowania to proces bardzo zmienny, więc nawet w takim przypadku warto umieścić w umowie dodatkowe zapisy dotyczące wprowadzania zmian w założeniach, czy zasad współpracy i komunikacji.

Harmonogram prac

Wdrożenia IT (szczególnie te prowadzone według metodyk zwinnych) są zwykle podzielone na etapy (tzw. sprinty), które wyznaczają kolejne kamienie milowe w rozwoju projektu.

Sprecyzowanie warunków i założeń dla poszczególnych etapów w harmonogramie pozwoli na zniwelowanie ryzyka związanego z ogólnie określonym Przedmiotem umowy. Dobrze jest określić czas trwania danego etapu, co zostanie wdrożone, jakie są warunki zakończenia danego etapu i przejścia do kolejnego.

p.) również warto uwzględnić je w harmonogramie i oczywiście w umowie.

Warto dostosować harmonogram i określenie ogólnych etapów do metody zarządzania projektem, tak by jak najlepiej odzwierciedlały cały proces i zabezpieczały interesy obu stron. Jasno określone warunki zapisane w umowie pomogą łatwiej egzekwować prawa obu stronom.

Zarządzanie zmianami

Prace nad oprogramowaniem i jego wdrożeniem często wymagają modyfikacji pierwotnych założeń. Czasem, aby zmieścić się z zaplanowanym budżecie, trzeba z czegoś zrezygnować lub w trakcie działań okazuje się, że pewne komponenty trudno połączyć lub nie są możliwe do zrealizowania.

Umowa wdrożeniowa powinna więc uwzględniać możliwość wprowadzania zmian dotyczących przedmiotu. Co zawrzeć w tym punkcie umowy?

Warto przygotować opis procedury zmian, w którym uwzględnimy aspekty takie jak:

• Jak będą zgłaszane zmiany?
• Kto będzie nimi zarządzał po obu stronach?
• W jaki sposób i kto będzie je zatwierdzał (pisemnie/mailowo)?
• Na jakim etapie można dokonywać zmian?

Takie zapisy warto umieścić w umowie nie tylko w kontekście przedmiotu umowy, ale również harmonogramu prac, który także często ulega modyfikacjom.

Procedura odbioru

Stworzenie i opisanie procedury odbioru to kolejny element, który pozwoli zniwelować ryzyko ogólnie określonego Przedmiotu umowy.

W tym punkcie umowy można określić:

• Kto odpowiada za proces odbioru po obu stronach?
• Jaki ma mieć charakter (ilościowy, czy jakościowy)?
• Czy i jaki jest przewidziany czas na testy?
• Jak odbiór jest powiązany z wynagrodzeniem Wykonawcy?

Jeśli oprogramowanie jest tworzone w procesie zarządzanym metodą zwinną, warto uwzględnić nie tylko odbiór całości projektu, ale określić też zasady odbioru ustalonych w harmonogramie etapów.

Można uwzględnić też zapisy dotyczące procedury odstąpienia od umowy. Nie zawsze uda się zrealizować projekt zgodnie z oczekiwaniami (np. w założonym budżecie) lub ogólnie współpraca między stronami może ułożyć się niekorzystnie. Aby uniknąć długich i kosztownych sporów, można przygotować zapisy w umowie, które jasno uregulują te kwestie.

Prawo autorskie i licencje

Kolejnym istotnym aspektem umów wdrożeniowych jest kwestia prawa autorskiego. W zależności od sposobu realizacji wdrożenia prawdopodobne są dwa rozwiązania.

Jeśli wdrażany system został stworzony wcześniej i jest częściowo dostosowywany do potrzeb zamawiającego, zwykle wtedy Wykonawca udziela licencji lub korzysta się z licencji udzielonej przez producenta oprogramowania, gdy program nie jest modyfikowany.

Gdy oprogramowanie tworzone jest od podstaw na wyłączne zamówienie Klienta, wtedy Zamawiający może uzyskać prawo do powstałego programu. To korzystne z punktu widzenia Zamawiającego, szczególnie gdy uda się wynegocjować przeniesienie praw autorskich i majątkowych.

Sprawa nie zawsze jednak jest prosta i wymaga często uwzględnienia specyfiki danego projektu, sposobu, w jaki oprogramowanie zostało przygotowane i ujęcia planów na przyszłość związanych z korzystaniem z niego.

Współdziałanie zamawiającego

Wdrożenie systemu wymaga ścisłej współpracy między Zamawiającym a Wykonawcą. Od początku prac obie strony są zaangażowane w cały proces – uszczegóławiają ogólne złożenia dot. wytwarzanego oprogramowania, konsultują zmiany i założenia, a wreszcie w końcowym etapie uczestniczą w instalacji i integracji nowo powstałego programu z istniejącymi systemami.

Warto dokładnie określić zakres, przebieg i odpowiedzialność w zakresie komunikacji na poszczególnych etapach projektu. Częściowo opisaliśmy już je w ramach punktów o wprowadzaniu zmian i odbiorach, natomiast warto przyjrzeć się całemu harmonogramowi prac i dodatkowo opisać m.in.:

• Jakie narzędzia i dostępy zobowiązany jest udostępnić Zamawiający?
• Jakie zasoby udostępnia i jakie działania podejmuje Wykonawca?
• Kto jest odpowiedzialny za kontakt? Z kim, w jakim zakresie i w jaki osób kontaktują się strony?

Z góry określone procedury nie tylko są pomocne w przypadku sądowego sporu, ale ułatwiają współpracę podczas realizacji projektu.

Wynagrodzenie

Wypłata wynagrodzenia dla Wykonawcy w projektach IT może zostać zrealizowana na kilka różnych sposobów. Dlatego warto i ten aspekt jasno określić w umowie.

Rozliczenie może mieć charakter Fixed-price (z góry określone wynagrodzenie) lub Time&Materials z lub bez Cap (rozliczenie godzinowe). Każde ma swoją specyfikę, którą należy uwzględnić w zapisach umowy. Przede wszystkim powinny się w niej znaleźć informacje o terminach płatności.

Umowa wdrożeniowa z usługami utrzymania lub rozwoju

Współpraca z wykonawcą często nie kończy się na samym wdrożeniu. Systemy rozwijają się i niestety czasem ulegają awariom. Dlatego Zamawiający często decydują się na przedłużenie zakresu działań Wykonawcy i dodatkowo rozszerzają go o usługi utrzymania lub rozwijania wdrożonego oprogramowania. Warto wtedy w umowie wyszczególnić sposób współpracy i jej rozliczania oraz jej zakres.

Wzór umowy wdrożeniowej

W internecie dostępne są różne wzory umów wdrożeniowych. Można z nich korzystać, zalecamy jednak zawsze konsultacje z prawnikiem.

Każdy projekt związany ze stworzeniem i wdrożeniem oprogramowania jest charakterystyczny i wymaga indywidualnego podejścia. Gotowe rozwiązania ułatwiają prace nad przygotowaniem umowy, jednak nie zawsze uwzględniają wszystkie istotne elementy.

Dlaczego warto stworzyć dedykowaną dla danego projektu umowę wdrożeniową?

Dokładniej określone warunki w umowie wdrożeniowej, dopasowane do specyfiki podejmowanej współpracy, skutecznie zabezpieczają interesy obu strony. W przypadku sporu sądowego łatwiej uzyskać pomyślne rozstrzygnięcie, gdy umowa odzwierciedla faktyczny sposób współpracy i jej oczekiwane efekty. Łatwiejsza jest też współpraca, ponieważ strony mają jasno określone procedury działania i komunikacji.

Nasza kancelaria specjalizuje się w obsłudze prawnej firm z branży IT. Tworzymy, opiniujemy i pomagamy negocjować warunki umów wdrożeniowych. Reprezentujemy naszych Klientów w sporach sądowych. Zapraszamy do kontaktu.